31 Mar L’automazione nel lavoro e nella vita di tutti i giorni

Chi mi conosce lo può dire: sono un tipo con la testa tra le nuvole. Ho tanti impegni e vado sempre di fretta, come tutti del resto, ma riesco a dimenticarmi le cose più impensate, ad esempio, di inverno, dimentico sempre il riscaldamento acceso in ufficio, e la bolletta poi me lo ricorda…

Pensare che la soluzione a questo (all’apparenza) semplice problema me lo ha suggerito il tecnico dei termoconvettori: <<inserisci il timer>>. È bastato inserire un timer che accende il riscaldamento mezz’ora prima che io arrivi in ufficio e lo spegne all’ora che di solito vado via… problema risolto!

La soluzione è stata: l’automazione.
Da quando ho applicato il principio dell’automazione tendo a non dimenticare più nulla (quanto meno non dimentico quello che ho programmato).

L’automazione mi ha sempre affascinato. Programmare le macchine e lasciare che ricordino per te, che pensino per te, che lavorino per te. Sembra fantascienza eppure è possibile, lo facciamo tutti i giorni, allora perché non applicarlo alle faccende di lavoro?

Con tutta la tecnologia che ci circonda dovrebbe essere impossibile dimenticare qualcosa, tutto ciò che è tecnologico e moderno è tecnicamente programmabile. Il problema è che spesso non sappiamo come farlo.

Di seguito inserisco alcuni strumenti/tecniche che uso quotidianamente per lavorare e, grazie ai loro meccanismi di automazione, mi aiutano a lavorare meglio e di meno.

Accensione programmata del computer

Come quella del riscaldamento, anche questa è una soluzione semplice. Ho inserito un timer che accende in computer circa un’ora prima che io arrivi in ufficio, questo innanzitutto  fa in modo che quando io arrivi in ufficio possa iniziare a lavorare senza aspettare che tutti i processi del computer si avviino (cosa per me molto frustante, anche se non è lunghissimo) ed in secondo luogo, do modo di scaricare i vari aggiornamenti di sistema (quelli che di solito partono da soli) e lasciare che Dropbox si sincronizzi, avendo così la linea adsl libera nel momento del bisogno!

Pubblicare i post sui social

Può sembrare banale, ma a volte si rende davvero necessario programmare la pubblicazione di alcuni post sui social. Se fosse così inutile non mi spiegherei perché Facebook ad esempio, ha già inserito da qualche tempo la possibilità di programmare post sulle pagine…

La cosa che molti ignorano è la possibilità di poter far ripubblicare su Twitter quello che abbiamo appena pubblicato su Facebook. Eh sì, Facebook prevede questa automazione, basta spulciare un po’ le impostazioni. Così ora, non appena pubblicherete qualcosa sulla vostra pagina Facebook (ma vale anche per i profili), sarà twittata in automatico sul vostro profilo Twitter.

Allora ecco che programmo i miei post per una settimana et voilà, ecco che anche il mio profilo Twitter è aggiornato!

Ma se volessi programmare dei post diversi per Facebook e Twitter, magari volessi anche aggiungere altri miei profili, tipo LinkedIn, Google Plus, ecc? Niente paura, esistono strumenti potentissimi quanto semplici da usare, uno di questi è Buffer (http://www.buffer.com) che in modo gratuito permette di programmare i post per i profili di social differenti ed aver anche un piccolo report per controllare i click, like ecc.

Liste utenti

Dato che il mio lavoro è quello di far in modo che i miei clienti possano lavorare meglio, spesso consiglio di creare una lista di email dei propri clienti, anche solo di quelli a cui si sono inviate informazioni o preventivi e, di tanto in tanto mandare una newsletter informativa.

Una volta inserito un nuovo contatto, dopo circa 4/5 giorni inviare una mail di cortesia, una presentazione, invitare il contatto a rispondere ad un questionario (in genere poche domande). Ma come fare tutto ciò in automatico?

I moderni sistemi di newsletter prevedono l’opzione di autorisponditore  che, programmata ad-hoc, rende possibile eseguire in automatico le operazioni che desideriamo.

Il gestore di newsletter più famoso è di sicuro Mailchimp (http://www.mailchimp.com) gratuito per la maggior parte delle opzioni base, ma con l’opzione di autorisponditore fornita solo agli utenti Premium (quelli che cioè sottoscrivono un abbonamento).

Esistono anche gestori di liste molto più professionali, tipo Aweber, Get Response, Active Campaign, ma stiamo parlando di servizi molto professionali con piani completamente a pagamento.

Personalmente per il mio progetto ThemeintheBox.com (http://www.themeinthebox.com) ho preferito usare MyMail, un plugin Premium per WordPress che gestisce le liste e gli autorisponditori in modo automatico, senza doversi poggiare a servizi terzi.

Prossimamente farò un post per approfondire questa esperienza!

IFTTT: il top delle automazioni

È circa un anno che ho scoperto questa app per smartphone che, a mio avviso è il top dell’automazione e devo dire che non posso farne a meno. IF by IFTTT è una semplice app che riesce a mettere in connessione centinaia di app tra loro. Facebook, Twitter, Evernote, Instagram, Gmail, Google Docs e Google Drive, eBay, Amazon, Pocket, YouTube, Dropbox, ma anche SMS, servizio meteo, mappe e altre 190 app si collegheranno tra loro attraverso “ricette” che, in modo del tutto automatico, faranno comunicare tutti i tuoi servizi e quindi, senza muovere un dito tutto sarà perfettamente funzionante.

Il principio è il classico IF… THEN già noto ai programmatori, ma di semplice comprensione anche per i non addetti ai lavori, infatti in inglese IF significa SE, quindi: SE si verifica un determinato evento, POI (THEN) fai una determinata azione.

Proviamo a fare degli esempi concreti: condividi il tuo stato Facebook su Tumblr o LinkedIn, posta un video di YouTube o Vimeo che ti piace direttamente sul tuoi blog, salva su Pocket i tweet a cui fai mi piace.

Personalmente lo uso per tenere traccia su Google Docs dei link Bitly che creo, oppure per fare il backup delle mie foto direttamente da iPhone a Box, ma questi sono solo esempi, giusto per rendere l’idea della potenza di questa app che sfrutta il principio più bello dell’era moderna: l’automazione.